Chuẩn hóa quy trình số hóa, khai thác và tái sử dụng dữ liệu

UBND Thành phố yêu cầu các cơ quan, đơn vị xác định đúng phạm vi giấy tờ, tài liệu phải số hóa, các trường hợp không thực hiện số hóa và trách nhiệm của từng cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện đúng quy trình số hóa, bóc tách dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa, ký số và lưu trữ theo quy định. Đối với hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) đã được số hóa trước ngày Thông tư có hiệu lực, thực hiện theo quy định chuyển tiếp tại khoản 3 Điều 25 Thông tư.

Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm rà soát thông tin, dữ liệu cần khai thác từ cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ giải quyết TTHC; phối hợp với cơ quan quản lý dữ liệu và Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố thực hiện kết nối, chia sẻ, khai thác theo quy định. Không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin, giấy tờ đã được chia sẻ, khai thác hợp pháp và có giá trị sử dụng.

Cùng với số hóa, việc rà soát, tái cấu trúc quy trình TTHC phải tập trung xác định khả năng khai thác, tái sử dụng dữ liệu để cắt giảm thành phần hồ sơ, thông tin phải kê khai, các bước xử lý trực tiếp, thủ công, thời gian và chi phí thực hiện. Đối với TTHC đã có quy trình điện tử thống nhất trên toàn quốc do bộ, cơ quan ngang bộ xây dựng, ban hành và cung cấp, các cơ quan, đơn vị phối hợp triển khai; đồng thời tổng hợp những bất cập về quy trình, thành phần hồ sơ, biểu mẫu và khai thác dữ liệu, gửi Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố.

Đối với TTHC đặc thù của Thành phố và nội dung tái cấu trúc thuộc thẩm quyền, các cơ quan chủ trì xây dựng, hoàn thiện phương án theo quy định; rà soát, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai và phối hợp xây dựng biểu mẫu điện tử tương tác. Trường hợp dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác có thể thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ TTHC, chủ động rà soát, thực hiện tái cấu trúc theo thẩm quyền.

Nâng cao chất lượng dịch vụ công trực tuyến, hướng tới cung cấp dịch vụ chủ động

Đối với việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ công trực tuyến chủ động, các cơ quan, đơn vị phải đối chiếu với mức độ cung cấp dịch vụ đã được cơ quan có thẩm quyền công bố, công khai. Với những TTHC mới được cung cấp trực tuyến một phần, cần xác định rõ lý do, căn cứ pháp lý và điều kiện còn thiếu để đề xuất giải pháp xử lý theo thẩm quyền.

Đối với dịch vụ công trực tuyến được cung cấp tập trung trên hệ thống của bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan, đơn vị phối hợp tổ chức triển khai, đồng thời tổng hợp những bất cập trong quá trình cung cấp, sử dụng để gửi Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố. Đối với dịch vụ chưa được cung cấp tập trung trên các hệ thống này, phối hợp với Trung tâm rà soát điều kiện, thực hiện tích hợp, kiểm thử và cung cấp theo quy định tại Điều 16 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2026/QĐ-TTg ngày 04/6/2026 của Thủ tướng Chính phủ.

Thành phố cũng yêu cầu rà soát, đề xuất lựa chọn các TTHC đáp ứng tiêu chí xây dựng dịch vụ công trực tuyến chủ động; ưu tiên thủ tục có kết quả giải quyết với thời hạn hiệu lực xác định, gắn với sự kiện pháp lý, nghĩa vụ thực hiện định kỳ, thủ tục liên thông và các lĩnh vực liên quan đến chính sách an sinh xã hội, hỗ trợ doanh nghiệp. Việc đề xuất phải xác định rõ mức độ chủ động, nguồn dữ liệu cần khai thác, điều kiện kết nối, chia sẻ và phương án triển khai.

Phân công rõ trách nhiệm, bảo đảm triển khai thống nhất

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố được giao chủ trì hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc triển khai Thông tư số 14/2026/TT-BTP, tập trung vào các quy định về phạm vi, quy trình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, lưu trữ, khai thác và tái sử dụng dữ liệu; phối hợp với các sở, ban, ngành và UBND cấp xã trong quá trình thực hiện.

Trung tâm có trách nhiệm kiểm soát chất lượng, xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền các phương án tái cấu trúc TTHC, biểu mẫu điện tử, phương án tích hợp, kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của Thành phố. Đồng thời, theo dõi, đánh giá hiệu quả thực hiện, nhất là kết quả cắt giảm thành phần hồ sơ, thông tin phải kê khai, thời gian, chi phí và các bước xử lý thủ công.

Trung tâm phối hợp với các sở, ban, ngành và cơ quan liên quan triển khai dịch vụ công trực tuyến được cung cấp tập trung trên hệ thống của bộ, cơ quan ngang bộ; thực hiện tích hợp, kiểm thử và cung cấp đối với dịch vụ chưa được cung cấp tập trung. Cùng với đó, rà soát, bảo đảm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC Thành phố đáp ứng yêu cầu về số hóa, bóc tách dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa, ký số, lưu trữ, khai thác và tái sử dụng dữ liệu; phối hợp kết nối, chia sẻ dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trung tâm cũng phối hợp đánh giá các TTHC được đề xuất cung cấp dịch vụ công trực tuyến chủ động, xác định mức độ chủ động, điều kiện về dữ liệu, hạ tầng, phương án và lộ trình triển khai; đồng thời chỉ đạo các Chi nhánh thực hiện thống nhất quy trình tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả, hướng dẫn và hỗ trợ người dân, doanh nghiệp khai thác dữ liệu đã số hóa, sử dụng kết quả giải quyết TTHC bản điện tử và dịch vụ công trực tuyến tại các Chi nhánh, Điểm tiếp nhận và trả kết quả.

UBND các xã, phường có trách nhiệm tổ chức số hóa giấy tờ, tài liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC theo phạm vi, trách nhiệm được giao; phân công rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức, bảo đảm dữ liệu số hóa đầy đủ, chính xác, được lưu trữ và khai thác đúng quy định. Đồng thời, phối hợp với các sở, ban, ngành và Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố rà soát bất cập trong quy trình giải quyết TTHC tại cấp xã, đề xuất cắt giảm thành phần hồ sơ, thông tin kê khai và các bước xử lý trực tiếp, thủ công trên cơ sở khả năng khai thác, tái sử dụng dữ liệu.

Các xã, phường cũng phối hợp rà soát, đề xuất TTHC có khả năng cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình, dịch vụ công trực tuyến chủ động và tổ chức thực hiện các phương án được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Nguyễn Như Quyền