Quang cảnh hội nghị

Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang triển khai thử nghiệm giải pháp chỉnh lý, số hóa tài liệu phục vụ Đề án tinh gọn bộ máy và xây dựng nền hành chính hiện đại. Đây được xem là bước khởi đầu quan trọng trong việc tạo lập hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ dùng chung cho toàn Thành phố, phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác thông tin hiệu quả, minh bạch trong giai đoạn mới.

Theo báo cáo của đồng chí Trịnh Tất Thắng, Trưởng phòng Tái cấu trúc và tổ chức bộ phận một cửa, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố đã tiến hành khảo sát thực tế tình trạng tài liệu tại 30 quận, huyện và 526 xã, phường trong thời gian từ ngày 16-4 đến 25-4-2025. Trên cơ sở kết quả khảo sát, Trung tâm đã đề xuất Thành phố cho phép tiến hành chỉnh lý, số hóa có trọng tâm, ưu tiên những tài liệu cấp thiết phục vụ việc thực hiện Kết luận 127-KL/TW.

Cụ thể, giai đoạn đầu sẽ tập trung chỉnh lý tài liệu khối Đảng cấp huyện, cấp xã; số hóa toàn bộ hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã và sẽ được chỉnh lý. Đồng thời, triển khai chỉnh lý tài liệu khối chính quyền và đoàn thể cấp huyện, song song số hóa các tài liệu có giá trị lâu dài, cùng kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực - những tài liệu có giá trị sử dụng cao, phục vụ thiết thực cho công tác quản lý.

“Việc chỉnh lý, số hóa tài liệu không chỉ nhằm sắp xếp khoa học hồ sơ trước khi các cơ quan kết thúc hoạt động do sắp xếp lại tổ chức, mà còn góp phần hình thành hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn Thành phố, tạo nền tảng quan trọng cho công tác điều hành và quản trị đô thị thông minh trong tương lai” - đồng chí Trịnh Tất Thắng nhấn mạnh.

Ngày 5-5-2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố đã ban hành Kế hoạch số 28, chính thức triển khai thử nghiệm tại quận Hoàn Kiếm. Phạm vi thử nghiệm bao gồm toàn bộ tài liệu của Quận ủy và UBND quận Hoàn Kiếm (ngoại trừ tài liệu mật). Khối lượng số hóa dự kiến rất lớn, lên tới hơn 3,3 triệu trang A4, trong đó Quận ủy Hoàn Kiếm có khoảng 1,12 triệu trang và UBND quận Hoàn Kiếm khoảng 2,25 triệu trang.

Phó Bí thư Thường trực Quận ủy Hoàn Kiếm Nguyễn Quốc Khánh ghi nhận nỗ lực của Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, đồng thời yêu cầu các đơn vị thuộc quận phối hợp chặt chẽ, đảm bảo tiến độ và chất lượng theo đúng kế hoạch.

Ngay trong ngày đầu tiên, Ban Tuyên giáo và Dân vận Quận ủy Hoàn Kiếm đã được lựa chọn là đơn vị đầu tiên thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu. Quá trình thử nghiệm dự kiến hoàn thành vào ngày 27-5-2025, sau đó Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ phối hợp với quận Hoàn Kiếm báo cáo kết quả. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để đánh giá, hoàn thiện quy trình kỹ thuật, từ đó áp dụng trên diện rộng toàn Thành phố.

Việc thử nghiệm chỉnh lý, số hóa tài liệu không chỉ là yêu cầu tất yếu trong lộ trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy hành chính, mà còn mở ra hướng tiếp cận mới trong công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu. Khi hoàn thành, hệ thống dữ liệu dùng chung sẽ giúp nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp, đồng thời tăng cường tính công khai, minh bạch, bảo đảm an toàn thông tin và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của Hà Nội.

Nga Nguyễn