Theo Kế hoạch số 147/KH-UBND, thành phố Hà Nội chính thức triển khai thống nhất hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung phục vụ hoạt động gửi, nhận văn bản giữa các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường, các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố với tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu giao dịch với cơ quan nhà nước. Đây được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số toàn diện, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, đồng thời từng bước hoàn thiện mô hình chính quyền điện tử, chính quyền số trên địa bàn Thủ đô.

Việc đưa hệ thống vào vận hành thống nhất không chỉ góp phần đổi mới phương thức xử lý công việc theo hướng hiện đại, minh bạch mà còn tạo nền tảng kết nối xuyên suốt giữa cơ quan quản lý nhà nước với cộng đồng doanh nghiệp và người dân. Thành phố đặt mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính, giảm chi phí vận hành, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch trong hoạt động quản lý và điều hành.

Theo yêu cầu của UBND thành phố, kể từ ngày 01-6-2026, toàn bộ văn bản trao đổi từ các cơ quan nhà nước gửi đến tổ chức, doanh nghiệp phải được thực hiện thông qua hệ thống điện tử dùng chung, ngoại trừ các văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc các trường hợp chuyên ngành bắt buộc sử dụng văn bản giấy theo quy định riêng. Đối với các văn bản điện tử đã bảo đảm đầy đủ các điều kiện pháp lý về chữ ký số, định danh điện tử và tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, sẽ không phải gửi kèm bản giấy.

Thành phố cũng yêu cầu chấm dứt tình trạng gửi song song văn bản giấy đối với các văn bản điện tử đã đủ điều kiện pháp lý, qua đó góp phần giảm tải áp lực hành chính, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển và nâng cao hiệu quả xử lý công việc trong hệ thống cơ quan nhà nước. Theo lộ trình đề ra, đến cuối tháng 6-2026, toàn bộ hoạt động trao đổi văn bản giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp sẽ được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử theo cả hai chiều gửi và nhận.

Để bảo đảm hệ thống vận hành ổn định, đồng bộ và hiệu quả, thành phố tập trung hoàn thiện toàn diện hạ tầng kỹ thuật, xây dựng đầy đủ các chức năng phục vụ quá trình gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu và theo dõi tiến độ xử lý văn bản điện tử. Hệ thống được tích hợp đồng bộ với nền tảng định danh điện tử, chữ ký số và cơ sở lưu trữ dữ liệu tập trung, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu về an toàn thông tin, xác thực điện tử cũng như khả năng vận hành liên tục trong môi trường số.

Song song với việc hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, thành phố triển khai đồng bộ các giải pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu, giám sát vận hành theo thời gian thực nhằm bảo đảm an toàn hệ thống và nâng cao khả năng kiểm soát trong quá trình khai thác, sử dụng. Việc phân quyền quản trị, hướng dẫn khai thác và sử dụng hệ thống cũng được thực hiện thống nhất, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị và nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh.

Cùng với đó, công tác tuyên truyền, hướng dẫn sử dụng hệ thống được đẩy mạnh bằng nhiều hình thức nhằm nâng cao nhận thức, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và tham gia hiệu quả vào môi trường giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước. Thành phố đồng thời rà soát, điều chỉnh toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản theo hướng điện tử hóa hoàn toàn; xây dựng quy trình chuẩn dùng chung, bãi bỏ các quy định nội bộ không còn phù hợp, tạo nền tảng thúc đẩy cải cách hành chính thực chất, xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nguyễn Như Quyền